کنترل پروژه و نظارت بر طرح‌ها

مدیریت پروژه

قبل از تعریف مدیریت پروژه باید چند واژه دیگر را برای درک بیشتر شما تعریف می‌کنیم: 

پروژه چیست؟

پروژه یک تلاش منحصر به فرد و گذرا است که برای دستیابی به اهداف برنامه ریزی شده انجام می شود، که می تواند بر اساس خروجی ها، نتایج یا منافع تعریف شود. یک پروژه معمولاً در صورتی موفق تلقی می شود که به اهداف مطابق با معیارهای پذیرش آنها، در یک بازه زمانی و بودجه توافق شده دست یابد. زمان، هزینه و کیفیت اجزای سازنده هر پروژه هستند.

• زمان:  زمان‌بندی مجموعه‌ای از تکنیک‌های مورد استفاده برای توسعه و ارائه برنامه‌هایی است که نشان می‌دهد چه زمانی کار انجام می‌شود.
• هزینه:  وجوه لازم و مدیریت منابع مالی است.
• کیفیت: تناسب اهداف و فرآیندهای مدیریتی بر نوع بسته تحویلی

مدیریت پروژه  عبارت است از بکارگیری فرآیندها، روش ها، مهارت ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیارهای پذیرش پروژه در چارچوب پارامترهای مورد توافق. مدیریت پروژه دارای  تحویل نهایی است  که محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است.

یک عامل کلیدی که مدیریت پروژه را از “مدیریت” متمایز می کند این است که برخلاف مدیریت که یک فرآیند مداوم است، این تحویل نهایی و یک بازه زمانی محدود را دارد. به همین دلیل یک مدیر پروژه به طیف گسترده ای از مهارت ها نیاز دارد. اغلب مهارت‌های فنی، و قطعاً مهارت‌های مدیریت افراد و آگاهی تجاری خوب.

ارزش مدیریت پروژه

از طریق مدیریت مناسب پروژه، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هدف/چشم‌انداز و اهداف پروژه حفظ می‌شوند، در حالی که از وظایف و اهداف مخاطبان پشتیبانی می‌کنید. علاوه بر این، از خطرات اجتناب می کنید و به طور موثر و کارآمد از منابع موجود خود استفاده می کنید. همچنین به اعضای تیم کمک می‌کند تا مسئولیت‌های خود، نتایج مورد انتظار و برنامه زمانی را که همه باید دنبال کنند تا پروژه را به موقع و در چارچوب بودجه انجام دهند، درک کنند.

حوزه های مدیریت پروژه

موسسه مدیریت پروژه (PMI)  9 حوزه دانش را در مدیریت پروژه شناسایی کرده است:

1. 1. مدیریت یکپارچه سازی
   2. مدیریت محدوده
   3. مدیریت زمان
   4. مدیریت هزینه
   5. مدیریت کیفیت
   6. مدیریت منابع انسانی
   7. مدیریت ارتباطات
   8. مدیریت ریسک
   9. مدیریت تدارکات

پروژه ها معمولاً به فازها تقسیم می شوند. هر مرحله کارهایی را که باید انجام شود و چه کسانی درگیر هستند مشخص می کند. به طور کلی، برای اینکه یک فاز کامل در نظر گرفته شود، موارد قابل تحویل خاص باید تکمیل و تحویل داده شوند.

هنگام تعریف چرخه عمر پروژه، مرحله اول به عنوان مرحله صفر ذکر می شود. معمولاً چشم انداز و مفهوم سازی پروژه را نشان می دهد. طبق گفته موسسه مدیریت پروژه، اکثر چرخه های عمر دارای چهار یا پنج مرحله هستند اما برخی ممکن است بیشتر باشند.

رویکردهای مدیریت پروژه

در ادامه رویکرد‌های مدیریت پروژه یا انواع مدیریت پروژه را بیان می‌کنیم: 

Waterfall یا آبشاری

Waterfall یک طرح را به مراحل متمایز و متوالی ترسیم می‌کند که هر مرحله تنها زمانی شروع می‌شود که مرحله قبلی تکمیل شده باشد. Waterfall کلاسیک‌ترین روش برای مدیریت یک پروژه است که اعضای تیم به صورت خطی برای رسیدن به یک هدف نهایی تلاش می‌کنند.

مدیریت پروژه چابک یا Agile

مدیریت چابک از چرخه‌های توسعه کوتاهی به نام «sprints» استفاده می‌کند، که هر کدام با بازخورد ذی‌اثران و مشتریان سازگار می‌شوند تا محصول و خروجی نهایی به صورت ماهرانه تولید شود. مدیریت پروژه چابک با تمرکز بر تکامل و همکاری مستمر، سازمان‌هایی را هدف قرار می‌دهد که با ضرب‌الاجل‌های سریع، تغییر اولویت‌ها، مشارکت بالای ذی‌اثران و نیاز به انعطاف‌پذیری سر و کار دارند – به عبارت دیگر، اکثر مشاغل امروزی!

رویکرد Hybrid یا ترکیبی

رویکرد سومی نیز برای مدیریت پروژه تعریف شده که بر تلفیق دو حالت کلاسیک و چابک تمرکز دارد. در این قالب برنامه ها براساس رویکرد کلاسیک برنامه ریزی خواهد شد، اما اجرای آنها در قالب رویکرد چابک پیش می رود.

کنترل پروژه

زمان و پول دو چیز هستند که اکثر مردم اذعان می‌کنند که بسیار آن را می‌خواهند، اما صرفه‌جویی در آنچه از آنها داریم همیشه آسان نیست. با این حال، کسب‌وکارها باید پس‌انداز را در اولویت قرار دهند، زیرا انجام این کار اغلب آن‌ها را سرپا نگه می‌دارد. ساده ترین راهی که می توانید به شرکت خود در صرفه جویی در زمان و هزینه کمک کنید، کنترل پروژه با مدیریت پروژه است . 

در این بخش، توضیح خواهیم داد که کنترل‌ پروژه چیست و چگونه می‌توانید از آنها برای کمک به پیش‌بینی و درک زمان و هزینه‌ای که برای پروژه‌هایتان صرف می‌کنید، استفاده کنید.

کنترل‌ پروژه مجموعه‌ای از فرآیندها هستند که برای درک و تأثیرگذاری بر میزان زمان یا هزینه صرف شده برای یک پروژه استفاده می‌شوند. هر کنترل پروژه بر روی بخش مشخصی از طرح پروژه تمرکز می کند ، مانند برنامه زمان بندی، منابع، یا خطرات احتمالی.

هدف از استفاده از کنترل‌های پروژه، ماندن در محدوده پروژه ، به حداقل رساندن بودجه پروژه در صورت امکان و پایبندی به برنامه زمان‌بندی پروژه است.

چرا کنترل پروژه مهم است؟

کنترل های پروژه اطلاعاتی را فراهم می کند که به مدیران پروژه اجازه می دهد تا تصمیمات آگاهانه و به موقع اتخاذ کنند که از خطرات پروژه جلوگیری می کند. از شروع پروژه تا تکمیل، وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه این است که همه چیز را در مسیر و در محدوده خود نگه دارید.

بدون فرآیند کنترل پروژه، پاسخ به سؤالات مهم در مورد پروژه دشوار است، که ممکن است موفقیت پروژه را تحت تأثیر قرار دهد یا آن را پیچیده کند. برخی از دلایلی که ممکن است پروژه ها بدون کنترل پروژه از مسیر خارج شوند عبارتند از:

    افراد: بدون کنترل پروژه، ممکن است سوالاتی در مورد اینکه چه کسی برای کار بر روی یک پروژه در دسترس است، چه کسی مسئول نقش‌ها و مسئولیت‌ها است و چه کسی باید وظایف خاص را در طول توسعه پروژه به عهده بگیرد، مطرح شود.

    کیفیت: فرآیند کنترل پروژه تضمین می کند که انتظارات برآورده می شوند، موارد در هر مرحله پروژه کامل هستند و همه چیز در طول مسیر کار می کند.

    هزینه: زمانی که هزینه پروژه کنترل نمی شود، ممکن است به دلیل تغییرات ذینفعان یا محاسبات اشتباه در طول برنامه ریزی پروژه، هزینه های پیش بینی نشده ای رخ دهد.

    زمان: نظارت بر زمان پروژه از مسائلی مانند تاخیر در برنامه، تغییر اولویت ها و برخورد در منابع جلوگیری می کند که می تواند منجر به نتایج نامطلوب پروژه شود.

از طریق فرآیند کنترل، می توانید متوجه شوید که همه چیز طبق برنامه پیش نمی رود و به سرعت روند درستی را طی کنید تا پروژه خود را در مسیر خود نگه دارید.

5 ابزار کنترلی در مدیریت و کنترل پروژه

برای مدیریت یا کنترل پروژه ابزارهای مختلفی وجود دارند که این 5 ابزار مهم را به طور مفصل توضیح داده‌ایم. 

برنامه ریزی و زمان‌بندی

افزایش دید در زمان‌بندی پروژه به شما کمک می‌کند بدانید که در امتداد جدول زمانی پروژه خود پیش می‌روید. برای انجام این کار، مطمئن شوید که تمام کارهای پروژه خود را مانند یک ابزار مدیریت پروژه در یک مکان ردیابی می کنید . به این ترتیب، می‌توانید در یک نگاه به وظایف، ضرب‌الاجل‌ها و وابستگی‌های خود بینش پیدا کنید. بعلاوه، می توانید نقاط عطف پروژه را به عنوان نقاط بازرسی برای سنجش پیشرفت خود در محل قرار دهید.

برای اینکه ذینفعان خود را در جریان پیشرفت پروژه نگه دارید، از گزارش وضعیت پروژه استفاده کنید . این گزارش های دوهفته ای یا ماهانه راهی عالی برای ارزیابی اینکه آیا پروژه شما در مسیر درست قرار دارد یا خیر . اگر پروژه طبق برنامه پیش نمی رود، می توانید به سرعت دلیل را مشخص کنید و بر اساس آن عیب یابی کنید. سپس، این اطلاعات را با سهامداران به اشتراک بگذارید تا همه در یک صفحه باشند.

نکته سریع: از نمودار گانت برای مشاهده جدول زمانی پروژه خود بر اساس وظایف و نقاط عطف استفاده کنید . نمودار گانت یک نمودار میله ای افقی است که جدول زمانی یک پروژه، برنامه یا کار را نشان می دهد. این نوع نمودار می تواند به شما در ارزیابی مدت زمان انجام پروژه کمک کند و وابستگی بین وظایف را به شما نشان دهد .

منابع

هر پروژه به منابع بستگی دارد – چیزهایی مانند زمان، پول، یا در دسترس بودن اعضای تیم پروژه. مدیریت منابع بخش مهمی از فرآیند کنترل پروژه است زیرا این شانس تیم شما برای کنترل موثر هزینه ها و نظارت بر زمان و مواد موجود شماست. برآورد هزینه و برنامه ریزی منابع در طول شروع پروژه نیز می تواند به شما کمک کند تا در بودجه باقی بمانید. 

شما نه تنها به درک روشنی از منابع موجود در هنگام شروع پروژه نیاز دارید، بلکه به راهی برای پیگیری هزینه ها و منابع در حین انجام پروژه نیز نیاز دارید. اگر بخشی از پروژه بیش از بودجه باشد، یا زمانی که فکر می‌کردید، یکی از اعضای تیم دیگر در دسترس نباشد، کنترل‌های فعال پروژه می‌تواند به شما در شناسایی سریع یک جایگزین کمک کند. 

نکته سریع: سعی کنید واریانس هزینه را محاسبه کنید تا تجزیه و تحلیل کنید که آیا با نرخ مناسبی کار می کنید تا در حد توان خود بمانید. برای تعیین واریانس هزینه، هزینه واقعی را از ارزش به دست آمده کم کنید. ارزش کسب شده مقدار یک کار است که در واقع انجام شده است. هزینه واقعی مقدار پولی است که برای کار قبلاً انجام شده هزینه شده است. فرمول محاسبه واریانس هزینه CV = EV – AC است.

مدیریت ریسک

مدیریت ریسک پروژه یک کنترل پروژه حیاتی برای شناسایی فعال و جلوگیری از خطرات از مسیر خارج کردن پروژه شما است. بهترین راه برای انجام این کار، ثبت ریسک است ، که در آن ریسک‌های بالقوه را بر اساس اولویت رتبه‌بندی می‌کنید و نحوه مدیریت آنها را بر اساس آن ارزیابی می‌کنید. 

نکته سریع : سناریوهای خطر رایجی که ممکن است در پروژه خود با آنها روبرو شوید شامل امنیت داده ها، مشکلات ارتباطی، تاخیر در زمان بندی، کار برنامه ریزی نشده و سرقت مواد است. می‌توانید از این دسته‌ها برای شروع طوفان فکری برای ثبت ریسک خود استفاده کنید.

کنترل تغییر

کنترل تغییر یکی از بهترین راه‌ها برای جلوگیری از خزش محدوده پروژه است که می‌تواند منجر به تاخیر در جدول زمانی، افزایش بودجه و نقص پروژه شود. هنگامی که یک فرآیند کنترل تغییر را پیاده سازی می کنید ، برای هر گونه تغییر پروژه که در راه شما قرار می گیرد، احساس آمادگی می کنید. 

به این دلیل که فرآیند کنترل تغییر می‌تواند به شما کمک کند تا ارزیابی کنید که آیا تغییرات پیشنهادی مهم هستند یا خیر، و اگر چنین است، کدام تغییرات را بدون افزایش جدول زمانی پروژه یا تأثیر بر دامنه پروژه‌تان اجرا کنید. استفاده از این فرآیند می‌تواند اطمینان حاصل کند که تیم شما به طور موثر با تغییر برخورد می‌کند، زیرا آنها احساس می‌کنند آگاه، درگیر و معتبر هستند.

نکته سریع :  به طور معمول، فرآیند کنترل تغییر مختص پروژه است. برای تغییرات سازمانی بزرگتر، اجرای فرآیند مدیریت تغییر را در نظر بگیرید. مدیریت تغییر فرآیند آماده سازی و مدیریت تغییرات سازمانی است.

عملکرد

مدیریت عملکرد فرآیند گسترده نظارت بر موفقیت پروژه شما است. ساده ترین راه برای انجام این کار، تنظیم شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای ارزیابی عملکرد پروژه است. اینها ممکن است شامل ردیابی هزینه ها بر اساس خطوط پایه، تکمیل به موقع، ساعات صورتحساب و بازگشت سرمایه باشد.

مهم نیست که چه اهدافی را تعیین می کنید، مطمئن شوید که آنها قابل کمیت، مشخص و قابل اندازه گیری هستند. در صورت شک، از روش هدف SMART استفاده کنید . SMART مخفف عبارت خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان است. 

نکته سریع:  یک KPI خوب باید یک مقدار قابل اندازه گیری را ردیابی کند که شما یا تیمتان بتوانید به موقع بر آن تأثیر بگذارید. همچنین باید به شما کمک کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابید و به اعضای تیم درک روشنی از نحوه مشارکت پروژه های آنها در اهداف شرکت بدهد. 

فعالیت‌های مدیریت پروژه در شرکت رادین

فعالیت‌هایی در حوزه مدیریت پروژه و نظارت بر طرح در شرکت رادین انجام می‌شود به شرح زیر است: 

• • نظارت بر صرف هزینه در تسهیلات پرداختی بانک‌ها
  • مدیریت پروژه‌های کلید در دست
  • مدیریت بخش‌های مختلف پروژه
  • آموزش‌های مدیریت پروژه بر اساس استاندارد‌های بین المللی

سخن پایانی

وقتی از این کنترل‌های پروژه استفاده می‌کنید، می‌توانید مطمئن باشید که پروژه خود را از همه جهات زیر نظر دارید. این در نهایت باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می شود و به شما کمک می کند تا پروژه های تحویلی موفقی ایجاد کنید.

سوالات متداول